学生优惠卡一般在学校统一办理。新生入学后，学校的工务处会按照新生人数和教育厅相关政策发出“学生火车票优惠卡办理通知”，各院系统计办理数量及购卡费用统一上报，经学工处审批后统一申购办理并发放。
一般情况下，办理学生优惠卡需要学校统一开证明并上交名单给铁路部门，铁路部门根据学校需求，发放相应数量的学生优惠卡，其它途径是不能得到的。
办理学生优惠卡需要满足的条件为家庭居住地和学校所在地不在同一城市，并且是普通大学、专科院校、技工学校、中小学就读等没有工资收入的学生或研究生。
如果是还未办理学生优惠卡的新生或毕业生，购买学生票时，新生可以凭学校录取通知购买，毕业生可以凭学校书面证明购买，优惠乘车区间限于家庭至院校之间。
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