使用复写纸时，需要将复写纸放在两张白纸的中间，在上方的白纸上写字，下方的白纸也会有字迹产生。使用复写纸时，最好使用圆珠笔，并且上方白纸的厚度不可过大。复写纸会使上方白纸也沾染上印记，因此只有一面可以使用。
复写纸用在上下两张白纸的中间，在最上方的白纸上写字，可以通过复写纸的颜色将字迹印在下方的白纸上，较为省时省力，还能避免誊写时的错字现象，复写纸经常被用在收据以及发票上。
想让下方的白纸字迹清晰，写字的力度需要稍大，最好使用笔尖较硬的圆珠笔书写，能使印记更深。上方的白纸最好不要太厚，以免字迹难以印到下方的复写纸上。
最上方的纸张也会沾染复写纸的颜色，因此纸张只有一面可以使用。若是复写纸反复使用，会使原先的字迹附着在复写纸上，会造成字迹不清晰的现象。复写纸一般为蓝色、红色和紫色，颜色较为单一。
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